PeFirma / Legal

Politica de confidențialitate

Cum prelucrează MRD TECH HOLDINGS S.R.L. datele cu caracter personal în cadrul platformei PeFirma (pefirma.ro și aplicația mobilă PeFirma), în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR) și Legea nr. 190/2018.

Ultima actualizare: 8 septembrie 2026English version

Cuprins

1. Operatorul de date și contact

Operatorul de date cu caracter personal pentru platforma PeFirma este MRD TECH HOLDINGS S.R.L., CUI 46370311, J40/12152/2022, cu sediul în Str. Covasna nr. 17, Bl. F3, Sc. 1, Ap. 6, Sector 4, București, România („Operatorul”, „noi”). Operatorul furnizează, pe aceeași infrastructură tehnică, și serviciile conexe Factur (factur.ro), Contabil (contabil.pefirma.ro) și DateFirma (datefirma.ro); prezenta politică se referă la PeFirma (pefirma.ro și aplicația mobilă PeFirma).

Pentru orice întrebare privind prelucrarea datelor sau pentru exercitarea drepturilor dumneavoastră ne puteți scrie la gdpr@factur.ro sau prin poștă la adresa sediului. Ne puteți contacta și telefonic la +40 746 666 068.

Responsabil cu protecția datelor (DPO). Operatorul nu a desemnat un responsabil cu protecția datelor, întrucât nu se află în niciuna dintre situațiile prevăzute de art. 37 alin. (1) GDPR: nu este autoritate sau organism public, activitățile sale principale nu constau în monitorizarea periodică și sistematică pe scară largă a persoanelor vizate și nici în prelucrarea pe scară largă a categoriilor speciale de date sau a datelor privind condamnări penale. Toate solicitările privind protecția datelor se adresează la gdpr@factur.ro, adresă administrată de persoana responsabilă intern cu protecția datelor, comună pentru PeFirma și Serviciile conexe (Factur, Contabil, DateFirma).

Prezenta politică face parte din Termenii și condițiile PeFirma. Termenii cu majusculă nedefiniți aici au înțelesul din Termeni.

2. Rolurile noastre: operator și persoană împuternicită

Suntem operator de date pentru:

datele Contului dumneavoastră și ale celorlalți utilizatori ai Spațiului de lucru (identificare, autentificare, preferințe);
datele de facturare și de plată pentru abonamentele PeFirma și datele privind achizițiile din App Store / Google Play;
datele de utilizare, tehnice și de securitate ale Platformei și ale Aplicației;
comunicările cu dumneavoastră (suport, notificări, marketing);
datele reprezentanților legali și ale persoanelor de contact ale firmelor, obținute din surse publice (de exemplu Registrul Comerțului, ANAF, Monitorul Oficial) și afișate în secțiunile de prospecți, liste de urmărire și flux.

Suntem persoană împuternicită (art. 28 GDPR) pentru:

datele cu caracter personal conținute în Datele Utilizatorului: clienți, furnizori, persoane de contact, semnatari ai documentelor, salariați (inclusiv datele transmise către REGES), persoane care apar în bonuri fiscale, facturi, extrase bancare, documente încărcate.

Pentru aceste date, operatorul este firma (entitatea) titulară a Spațiului de lucru, care decide de ce și cum sunt prelucrate. Noi le prelucrăm numai pe instrucțiunile acesteia, în condițiile Acordului de prelucrare a datelor din secțiunea 14. Persoanele vizate care doresc să își exercite drepturile cu privire la aceste date se adresează firmei respective; le vom sprijini, în limita posibilităților, să identifice operatorul.

3. Categoriile de date prelucrate

Date de cont: nume, prenume, adresă de e-mail, parolă (stocată exclusiv sub formă criptată/hash), număr de telefon (opțional), identificatorii furnizați de Sign in with Apple sau Google Sign-In (identificator unic, e-mail — inclusiv adresa de releu Apple, nume), rolul în Spațiul de lucru, invitațiile trimise și acceptate, preferințe, jurnalul acțiunilor din cont.

Date despre firmă: denumire, CUI, număr de înregistrare, adresă, cont bancar, date ale reprezentanților și administratorilor, logo, setări de facturare, serii de documente, date de acces la SPV (tokenul de autorizare ANAF), date de conectare la REGES.

Date de facturare și plată: datele de facturare ale entității sau ale persoanei, istoricul plăților, facturile emise de noi, identificatorul (token) al cardului salvat la Netopia Payments pentru plăți recurente (nu stocăm numărul cardului), identificatorii tranzacțiilor și ai abonamentelor din App Store / Google Play (identificatorul tranzacției, al abonamentului original, starea și data expirării; nu primim datele de plată ale contului de magazin).

Datele Utilizatorului (în calitate de persoană împuternicită): facturi emise și primite, proforme, clienți, furnizori, produse, bonuri fiscale și fotografiile acestora, facturi ale furnizorilor externi și imaginile lor, extrase de cont bancare și tranzacții, documente încărcate și documente semnate (inclusiv datele semnatarilor și jurnalul semnării), date despre salariați și contracte de muncă (inclusiv CNP, salariu, funcție, durata contractului — pentru REGES și pontaj), date de resurse umane.

Date despre firme din surse publice (prospecți, liste de urmărire, flux): date de identificare ale firmelor și ale reprezentanților lor, indicatori financiari publicați, evenimente publice (înființări, modificări, insolvențe), în măsura în care sunt disponibile în registre publice sau prin DateFirma.

Date tehnice și de utilizare: adresa IP, tipul dispozitivului, sistemul de operare, versiunea Aplicației sau a browserului, identificatorul dispozitivului generat de Aplicație pentru notificări (dacă activați notificările), datele de sesiune, paginile și funcțiile accesate, orele de acces, jurnalele de erori și de securitate.

Comunicări: mesajele transmise către suport, reclamațiile, răspunsurile noastre, preferințele de comunicare.

Categorii speciale de date: nu solicităm și nu prelucrăm în mod intenționat categorii speciale de date (art. 9 GDPR). Documentele încărcate de dumneavoastră pot conține astfel de date (de exemplu, certificate medicale în dosarul unui salariat); în acest caz, firma titulară a Spațiului de lucru este responsabilă de temeiul prelucrării, iar noi le prelucrăm doar ca persoană împuternicită.

4. Scopurile și temeiurile juridice ale prelucrării

Scop	Date	Temei juridic (GDPR)
Crearea și administrarea Contului, autentificare (inclusiv Sign in with Apple / Google), invitații și roluri în Spațiul de lucru	Date de cont	Executarea contractului — art. 6 alin. (1) lit. b)
Furnizarea funcționalităților Platformei (facturare, e-Factura, documente, REGES, rapoarte, API etc.)	Date despre firmă, Datele Utilizatorului	Executarea contractului — art. 6 alin. (1) lit. b); pentru Datele Utilizatorului acționăm ca persoană împuternicită
Prelucrarea OCR/AI a bonurilor, facturilor și documentelor (extragere de date)	Imagini și text din documentele încărcate	Executarea contractului — art. 6 alin. (1) lit. b), la solicitarea dumneavoastră (funcția este declanșată de utilizator)
Încasarea abonamentelor, plăți recurente, emiterea facturilor, evidența contabilă	Date de facturare și plată	Executarea contractului — lit. b); obligație legală (Codul fiscal, Legea contabilității nr. 82/1991) — lit. c); consimțământ pentru salvarea cardului — lit. a)
Validarea și asocierea abonamentelor cumpărate prin App Store / Google Play cu Spațiul de lucru	Identificatori de tranzacție și abonament din magazin	Executarea contractului — lit. b)
Transmiterea datelor către ANAF (e-Factura, e-Transport, SPV) și Inspecția Muncii (REGES), la inițiativa dumneavoastră	Datele Utilizatorului, date de acces SPV/REGES	Executarea contractului — lit. b); obligațiile legale aparțin firmei dumneavoastră, noi acționăm ca persoană împuternicită
Afișarea de informații despre firme (prospecți, liste de urmărire, flux)	Date despre firme din surse publice	Interes legitim — lit. f): transparența mediului de afaceri și informarea partenerilor comerciali, cu date deja publice
Securitatea Platformei, prevenirea fraudei și a abuzurilor, jurnalizare, copii de siguranță	Date tehnice, date de cont	Interes legitim — lit. f); obligație legală (art. 32 GDPR) — lit. c)
Monitorizarea erorilor și îmbunătățirea Serviciului	Date tehnice, jurnale de erori (pseudonimizate pe cât posibil)	Interes legitim — lit. f)
Suport, răspuns la solicitări și reclamații, notificări contractuale (plăți, modificări ale Termenilor, incidente)	Date de cont, comunicări	Executarea contractului — lit. b); interes legitim — lit. f)
Comunicări comerciale (newsletter, noutăți despre produse)	Adresa de e-mail, nume	Consimțământ — lit. a) și art. 12 din Legea nr. 506/2004; pentru clienții existenți, interes legitim cu drept de opoziție (art. 12 alin. (2) din Legea nr. 506/2004). Vă puteți dezabona oricând din fiecare e-mail.
Cookie-uri și tehnologii similare neesențiale (statistică, marketing) pe site	Identificatori online	Consimțământ — lit. a) și art. 4 din Legea nr. 506/2004; detalii în Politica de cookie-uri
Îndeplinirea obligațiilor legale (răspuns la solicitările autorităților, arhivare fiscală și contabilă)	După caz	Obligație legală — lit. c)
Constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în justiție, recuperarea creanțelor	După caz	Interes legitim — lit. f)

Furnizarea datelor de cont și de facturare este necesară pentru încheierea și executarea contractului; fără ele nu putem crea Contul sau activa un abonament. Atunci când ne bazăm pe interesul legitim, am evaluat ca acesta să nu prevaleze asupra drepturilor dumneavoastră; aveți dreptul de a vă opune (secțiunea 9). Nu vindem date cu caracter personal și nu le folosim pentru publicitate comportamentală.

Evaluarea interesului legitim (LIA) — datele despre firme și reprezentanții lor (prospecți, liste de urmărire, flux)

Am efectuat testul de echilibrare prevăzut de art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR pentru afișarea, în secțiunile de prospecți, liste de urmărire și flux, a datelor privind firmele și reprezentanții acestora, provenite din registre publice și din DateFirma. Concluziile sale sunt următoarele:

Scopul: a permite utilizatorilor PeFirma să își identifice și să își verifice partenerii comerciali (clienți, furnizori, prospecți) și să urmărească evenimentele publice privind aceștia — un interes legitim al Operatorului și al utilizatorilor săi, recunoscut de principiul transparenței mediului de afaceri (Legea nr. 265/2022 privind registrul comerțului, Legea nr. 26/1990 anterior, Codul fiscal) și de considerentul (47) GDPR.
Necesitatea: scopul nu poate fi atins fără afișarea persoanelor care reprezintă firma; prelucrarea este limitată la ceea ce este necesar.
Datele — minime și deja publice: exclusiv numele și rolul (calitatea) reprezentanților firmelor — administrator, asociat, împuternicit —, astfel cum sunt publicate în Registrul Comerțului, în bazele de date ale ANAF sau în Monitorul Oficial. Nu prelucrăm CNP-ul, adresa de domiciliu, datele de contact personale sau alte date ale acestor persoane și nu construim profiluri.
Așteptările rezonabile și impactul: persoanele care își asumă calitatea de reprezentant al unei firme se pot aștepta în mod rezonabil ca numele și funcția lor să fie cunoscute în legătură cu firma, aceste informații fiind publice prin lege; impactul asupra vieții private este redus, iar datele nu sunt sensibile.
Garanții: datele sunt afișate numai utilizatorilor autentificați, în contextul firmei; nu sunt îmbogățite cu date din surse private; extragerea sistematică este interzisă prin Termeni (art. 6.2); datele sunt actualizate din sursele publice și eliminate când nu mai apar în acestea; cererile de rectificare sau ștergere sunt tratate prioritar.
Dreptul la opoziție: orice persoană vizată se poate opune oricând acestei prelucrări, pentru motive legate de situația sa particulară, la gdpr@factur.ro; vom înceta afișarea datelor, cu excepția cazului în care demonstrăm motive legitime imperioase care prevalează (art. 21 GDPR).
Coerența cu DateFirma: prelucrarea este aliniată cu termenii și cu politica de confidențialitate a serviciului DateFirma (datefirma.ro), operat de aceeași societate, din care provin o parte dintre date; aceeași evaluare se aplică ambelor servicii.

5. Destinatarii datelor și persoanele împuternicite

Folosim furnizori care prelucrează date în numele nostru (persoane împuternicite / sub-împuternicite), pe baza unor contracte conforme art. 28 GDPR. Lista actuală:

Furnizor	Scop	Țara / garanții
Servere proprii (baze de date MongoDB, Redis) administrate de Operator	Găzduirea Platformei și a datelor	Uniunea Europeană
Hetzner Online GmbH	Stocare de obiecte: arhiva de facturi, documente, imagini, logouri	Germania (UE) — centrul de date Nürnberg; fără transfer în afara UE
Resend, Inc.	Trimiterea e-mailurilor tranzacționale (confirmări, notificări, facturi)	SUA — clauze contractuale standard (SCC) și Cadrul UE-SUA privind confidențialitatea datelor, unde este aplicabil
Namecheap, Inc. (Private Email)	Server SMTP pentru trimiterea e-mailurilor (notificări, corespondență)	SUA — clauze contractuale standard (SCC) adoptate de Comisia Europeană
NETOPIA FINANCIAL SERVICES S.A. (Netopia Payments / mobilPay), CUI RO43131360, J2020012763401	Procesarea plăților cu cardul și a plăților recurente pentru achizițiile web	România (UE); Netopia este operator independent pentru datele de plată
Apple Inc. / Apple Distribution International Ltd.	Sign in with Apple; abonamente în aplicație prin App Store (Apple este vânzătorul și emite chitanța)	Irlanda (UE) / SUA — clauze contractuale standard; Apple este operator independent
Google LLC / Google Ireland Ltd.	Google Sign-In; abonamente în aplicație prin Google Play (Google este vânzătorul); Google Gemini API pentru OCR/extragere de date din bonuri și documente	Irlanda (UE) / SUA — clauze contractuale standard și Cadrul UE-SUA privind confidențialitatea datelor. Pentru autentificare și Play, Google este operator independent. Pentru Gemini API, Google acționează ca persoană împuternicită: contul API al Operatorului este configurat (serviciu plătit, cu clauzele de prelucrare a datelor pentru Gemini API) astfel încât datele transmise nu sunt utilizate pentru antrenarea sau îmbunătățirea modelelor Google
OpenAI, L.L.C. / OpenAI Ireland Ltd.	API pentru extragerea și analiza datelor din documente	SUA / Irlanda — clauze contractuale standard. OpenAI acționează ca persoană împuternicită, pe baza acordului de prelucrare a datelor pentru API; contul API al Operatorului este configurat astfel încât datele transmise nu sunt utilizate pentru antrenarea sau îmbunătățirea modelelor OpenAI
Functional Software, Inc. (Sentry)	Monitorizarea erorilor tehnice ale serverelor și aplicațiilor	Regiunea UE a Sentry — datele sunt găzduite și prelucrate în Uniunea Europeană; nu au loc transferuri către SUA pentru această prelucrare
Google Analytics, Microsoft Clarity, Google Ads (doar pe site, doar cu consimțământ)	Statistici de trafic și măsurarea campaniilor	Vezi Politica de cookie-uri

Autorități publice, în calitate de operatori independenți: ANAF (sistemele RO e-Factura, RO e-Transport, SPV) și Inspecția Muncii (REGES) primesc datele pe care le transmiteți prin Platformă, la inițiativa dumneavoastră. Le putem comunica date și altor autorități (instanțe, organe de urmărire penală, ANSPDCP, ANPC) atunci când legea ne obligă.

Alți utilizatori ai Spațiului de lucru: numele, adresa de e-mail și acțiunile dumneavoastră din Spațiul de lucru sunt vizibile celorlalți membri ai acestuia (inclusiv contabilului), potrivit rolurilor stabilite de titular. Destinatarii documentelor pe care le trimiteți (clienți, furnizori, semnatari) primesc datele conținute în acestea.

Consultanți și succesori: putem comunica date, sub obligație de confidențialitate, avocaților, contabililor și auditorilor noștri, precum și unui eventual succesor în cadrul unei reorganizări, fuziuni sau vânzări de active, cu informarea dumneavoastră.

6. Transferuri internaționale

Datele sunt stocate în Uniunea Europeană (serverele proprii ale Operatorului și centrul de date Hetzner din Nürnberg, Germania; monitorizarea erorilor prin regiunea UE a Sentry). Anumiți furnizori (Resend și Namecheap pentru e-mail, OpenAI și Google Gemini pentru funcțiile OCR/AI, precum și Apple și Google pentru autentificare și magazine) pot prelucra date în Statele Unite ale Americii sau în alte state terțe. În aceste cazuri ne asigurăm că transferul se face pe baza unei decizii de adecvare a Comisiei Europene (inclusiv Cadrul UE-SUA privind confidențialitatea datelor, pentru furnizorii certificați) sau a clauzelor contractuale standard adoptate de Comisia Europeană, completate, când este necesar, cu măsuri suplimentare. Puteți obține o copie a garanțiilor aplicabile scriindu-ne la gdpr@factur.ro.

Către furnizorii de inteligență artificială transmitem numai imaginile și textul documentelor pe care alegeți să le prelucrați cu funcțiile OCR/AI, pentru durata necesară extragerii datelor; nu transmitem întreaga bază de date a Spațiului de lucru.

7. Durata de păstrare

Date de cont și Spațiu de lucru: pe durata contractului și 30 de zile după încetare (perioada de export), apoi ștergere sau anonimizare în cel mult 90 de zile, cu excepțiile de mai jos. Conturile inactive (fără abonament plătit și fără autentificare) pot fi închise după 24 de luni, cu notificare prealabilă.
Datele Utilizatorului (ca persoană împuternicită): pe durata contractului și în perioada de export; apoi ștergere conform secțiunii 14. Obligațiile de arhivare a documentelor contabile și fiscale aparțin firmei dumneavoastră, care trebuie să își exporte datele înainte de ștergere.
Facturile emise de noi și evidențele contabile și fiscale proprii: pe durata prevăzută de Legea contabilității nr. 82/1991 și de Codul fiscal (în prezent, ca regulă, 5 ani de la încheierea exercițiului financiar, respectiv termenul mai lung prevăzut de lege pentru anumite categorii de documente).
Date privind plățile și abonamentele (inclusiv identificatorii din App Store / Google Play): pe durata contractului și ulterior pe durata termenului general de prescripție (3 ani) și a termenelor fiscale aplicabile.
Jurnale tehnice și de securitate: 12 luni de la înregistrare, cu excepția celor necesare investigării unui incident, care se păstrează până la închiderea investigației.
Copii de siguranță: suprascrise ciclic; datele șterse pot persista în copii de siguranță pentru cel mult 90 de zile și nu sunt utilizate pentru restaurarea datelor șterse la cerere.
Comunicări de suport și reclamații: 3 ani de la închiderea solicitării.
Consimțământ pentru marketing: până la retragere; evidența retragerii se păstrează 3 ani.
Date necesare pentru apărarea unui drept: până la soluționarea definitivă a litigiului sau împlinirea prescripției.

8. Securitatea datelor

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate riscului (art. 32 GDPR), printre care:

criptarea datelor în tranzit (TLS) pentru toate comunicațiile cu Platforma, cu API-ul și cu Aplicația;
stocarea parolelor exclusiv sub formă de hash cu sare; autentificare cu token cu durată limitată; posibilitatea autentificării prin Apple și Google;
păstrarea secretelor și a cheilor de acces într-un seif de chei dedicat, separat de aplicație și de codul sursă, cu acces restricționat;
separarea logică a datelor fiecărui Spațiu de lucru și control al accesului bazat pe roluri;
acces al personalului la datele de producție numai pe bază de necesitate, sub obligație de confidențialitate, cu jurnalizare;
copii de siguranță periodice, monitorizarea erorilor și a incidentelor, actualizarea regulată a componentelor software;
contracte de prelucrare cu toți furnizorii și evaluarea garanțiilor acestora.

În cazul unei încălcări a securității datelor care poate genera un risc pentru drepturile dumneavoastră, vom notifica ANSPDCP în 72 de ore și, când riscul este ridicat, vă vom informa fără întârziere. Când acționăm ca persoană împuternicită, notificăm firma titulară a Spațiului de lucru fără întârzieri nejustificate.

9. Drepturile dumneavoastră

În calitate de persoană vizată, aveți următoarele drepturi, în condițiile art. 15–22 GDPR:

Dreptul de acces

Să obțineți confirmarea prelucrării și o copie a datelor dumneavoastră.

Dreptul la rectificare

Să corectați datele inexacte sau să le completați; majoritatea datelor pot fi editate direct din cont.

Dreptul la ștergere

Să solicitați ștergerea datelor, cu excepția celor pe care trebuie să le păstrăm prin lege. Puteți șterge contul din Platformă sau din Aplicație (Profil → Ștergere cont).

Dreptul la restricționare

Să limitați prelucrarea în situațiile prevăzute de art. 18 GDPR.

Dreptul la portabilitate

Să primiți datele furnizate de dumneavoastră într-un format structurat, utilizat în mod curent (funcțiile de export din Platformă).

Dreptul la opoziție

Să vă opuneți prelucrărilor bazate pe interes legitim și, oricând, marketingului direct.

Retragerea consimțământului

Oricând, fără a afecta legalitatea prelucrării anterioare (de exemplu, cardul salvat, newsletterul, cookie-urile).

Decizii automate

Dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată cu efecte juridice (nu luăm astfel de decizii).

Pentru exercitarea drepturilor, scrieți-ne la gdpr@factur.ro de la adresa de e-mail asociată contului sau prin poștă la sediul nostru. Răspundem în cel mult o lună, termen care poate fi prelungit cu două luni în cazuri complexe, cu informarea dumneavoastră. Putem solicita informații suplimentare pentru verificarea identității. Exercitarea drepturilor este gratuită, cu excepția cererilor vădit nefondate sau excesive.

Dacă apreciați că drepturile dumneavoastră au fost încălcate, aveți dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), B-dul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28-30, Sector 1, București, www.dataprotection.ro, precum și de a vă adresa instanțelor competente. Vă încurajăm să ne contactați mai întâi, pentru a rezolva orice problemă direct.

10. Prelucrare automată și inteligență artificială

Funcțiile de recunoaștere a bonurilor fiscale, a facturilor și a documentelor folosesc OCR și modele de inteligență artificială furnizate de Google (Gemini) și OpenAI. Atunci când fotografiați sau încărcați un document și solicitați prelucrarea, imaginea și textul acestuia sunt transmise furnizorului pentru extragerea datelor (furnizor, sumă, TVA, dată etc.). Rezultatul este afișat ca propunere și necesită validarea dumneavoastră înainte de înregistrare; el poate conține erori.

Nu luăm decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată care să producă efecte juridice sau efecte similare semnificative asupra dumneavoastră ori asupra persoanelor vizate (art. 22 GDPR). Nu folosim Datele Utilizatorului pentru antrenarea modelelor de inteligență artificială. Conturile noastre API la Google (Gemini API) și OpenAI (OpenAI API) sunt configurate astfel încât datele transmise nu sunt utilizate de furnizori pentru antrenarea sau îmbunătățirea modelelor lor; ambii furnizori acționează ca persoane împuternicite ale Operatorului (sub-împuternicite față de firma dumneavoastră), pe baza clauzelor contractuale de prelucrare a datelor aferente API, și prelucrează datele numai pentru a returna rezultatul solicitat, pentru durata necesară extragerii datelor. Nu realizăm profilare în scop de marketing.

11. Minori

Platforma este destinată profesioniștilor și persoanelor cu vârsta de cel puțin 18 ani și nu se adresează persoanelor sub 16 ani. Nu colectăm cu bună știință date de la minori. Dacă aflăm că un cont a fost creat de o persoană sub 16 ani, îl vom închide și vom șterge datele. Datele minorilor pot apărea în Datele Utilizatorului (de exemplu, persoane aflate în întreținerea salariaților) — pentru acestea, firma titulară este operator, iar noi acționăm ca persoană împuternicită.

12. Cookie-uri și tehnologii similare

Site-ul pefirma.ro folosește cookie-uri esențiale (autentificare, preferințe, consimțământ) și, numai cu acordul dumneavoastră, cookie-uri statistice și de marketing, în conformitate cu Legea nr. 506/2004. Lista completă, duratele și modul de gestionare a preferințelor se regăsesc în Politica de cookie-uri. Aplicația mobilă nu folosește cookie-uri de urmărire. Paginile deschise din aplicația mobilă PeFirma nu setează cookie-uri de analiză sau marketing și nu afișează bannerul de consimțământ.

13. Aplicația mobilă PeFirma (iOS și Android)

Cameră și fotografii: Aplicația accesează camera sau galeria foto numai atunci când alegeți să fotografiați sau să încărcați un bon fiscal ori un document, prin aplicația de cameră a sistemului de operare. Imaginile sunt transmise serverelor noastre (și, la solicitarea dumneavoastră, furnizorilor OCR/AI) și nu sunt accesate în alt scop. Nu accesăm restul galeriei.
Fără SDK-uri de publicitate sau de urmărire: Aplicația nu conține SDK-uri de publicitate, de analiză comportamentală sau de urmărire între aplicații și nu utilizează identificatorul de publicitate al dispozitivului.
Erori tehnice: erorile apărute în comunicarea Aplicației cu serverele noastre sunt înregistrate pe servere și monitorizate prin Sentry (regiunea UE, date găzduite în Uniunea Europeană), cu date tehnice minime (tipul erorii, versiunea aplicației, sistemul de operare), pentru remedierea lor.
Notificări: dacă activați notificările, stocăm un identificator al dispozitivului necesar trimiterii lor; le puteți dezactiva din setările dispozitivului.
Sesiune locală: Aplicația păstrează pe dispozitiv tokenul de autentificare și preferințele, pentru a nu vă cere autentificarea la fiecare deschidere; acestea se șterg la deconectare sau la dezinstalare.
Sign in with Apple / Google: primim de la Apple sau Google un identificator unic, adresa de e-mail (pentru Apple, eventual o adresă de releu) și numele, exclusiv pentru autentificare. Nu primim parola contului dumneavoastră Apple sau Google.
Abonamente în aplicație: Apple, respectiv Google, prelucrează plata ca operator independent, potrivit propriilor politici de confidențialitate. Noi primim doar identificatorii tranzacției și starea abonamentului, pentru a le asocia Spațiului de lucru și a activa planul.
Ștergerea contului: este disponibilă din Aplicație (Profil → Ștergere cont) și din Platforma web, precum și prin e-mail la gdpr@factur.ro.

14. Acord de prelucrare a datelor (DPA) — art. 28 GDPR

Prezenta secțiune constituie acordul de prelucrare a datelor dintre firma titulară a Spațiului de lucru („Clientul”, în calitate de operator) și MRD TECH HOLDINGS S.R.L. („Persoana împuternicită”) pentru datele cu caracter personal conținute în Datele Utilizatorului. Acordul face parte din Termeni și se aplică de la acceptarea acestora. O versiune semnată poate fi solicitată la gdpr@factur.ro.

14.1. Obiectul, natura, scopul și durata prelucrării

Stocarea, organizarea, afișarea, transmiterea (către destinatarii aleși de Client și către autorități, la inițiativa Clientului), extragerea de date (OCR/AI), generarea de documente și rapoarte, copierea de siguranță și ștergerea datelor, în scopul furnizării funcționalităților Platformei descrise în Termeni, pe durata contractului și a perioadei de export și ștergere.

14.2. Categoriile de persoane vizate și de date

Clienți, furnizori și persoanele lor de contact; salariați și colaboratori ai Clientului; semnatari ai documentelor; persoane care apar în bonuri, facturi, extrase bancare și documente încărcate. Date de identificare și contact, date fiscale (CUI, CNP când legea o impune), date financiare (facturi, plăți, conturi bancare), date privind contractele de muncă și salarizarea, conținutul documentelor, semnături.

14.3. Obligațiile Clientului

Clientul garantează că are temei legal pentru prelucrarea datelor introduse în Platformă și pentru transmiterea lor Persoanei împuternicite, că a informat persoanele vizate potrivit art. 13–14 GDPR, că instrucțiunile sale sunt legale și că răspunde de exactitatea datelor, de configurarea rolurilor și accesului utilizatorilor săi și de exercitarea drepturilor persoanelor vizate.

14.4. Obligațiile Persoanei împuternicite

prelucrează datele numai pe baza instrucțiunilor documentate ale Clientului (Termenii, setările și acțiunile din Platformă, solicitările scrise), inclusiv în ceea ce privește transferurile internaționale, și informează Clientul dacă o instrucțiune încalcă, în opinia sa, legea;
se asigură că persoanele autorizate să prelucreze datele s-au angajat să respecte confidențialitatea;
aplică măsurile de securitate din secțiunea 8;
respectă condițiile de la 14.5 privind sub-împuterniciții;
asistă Clientul, prin funcțiile Platformei și, când este necesar, prin măsuri suplimentare rezonabile, în îndeplinirea obligației de a răspunde cererilor persoanelor vizate;
asistă Clientul în asigurarea respectării obligațiilor prevăzute la art. 32–36 GDPR, ținând seama de natura prelucrării și de informațiile de care dispune; notifică Clientul fără întârzieri nejustificate după ce a luat cunoștință de o încălcare a securității datelor;
la încetarea serviciilor, șterge datele potrivit art. 15.4 din Termeni, după ce Clientul a avut posibilitatea de a le exporta, cu excepția datelor a căror păstrare este impusă de lege;
pune la dispoziția Clientului informațiile necesare pentru a demonstra respectarea art. 28 GDPR și permite audituri, inclusiv inspecții, efectuate de Client sau de un auditor mandatat, cu un preaviz de cel puțin 30 de zile, cel mult o dată pe an (sau după un incident), în timpul programului de lucru, fără a afecta securitatea celorlalți clienți, pe cheltuiala Clientului; rapoartele și certificările independente disponibile se consideră suficiente în măsura în care acoperă obiectul auditului.

14.5. Sub-împuterniciți

Clientul autorizează în mod general utilizarea sub-împuterniciților enumerați în secțiunea 5 (găzduire și stocare, e-mail, OCR/AI, monitorizare). Persoana împuternicită va informa Clientul, prin e-mail sau notificare în Platformă, cu cel puțin 15 zile înainte de adăugarea sau înlocuirea unui sub-împuternicit; Clientul se poate opune, pentru motive rezonabile legate de protecția datelor, în acest termen, iar dacă părțile nu găsesc o soluție, Clientul poate înceta contractul, cu rambursarea proporțională a sumelor plătite în avans pentru achizițiile web. Persoana împuternicită impune sub-împuterniciților, prin contract, aceleași obligații de protecție a datelor și rămâne răspunzătoare față de Client pentru îndeplinirea obligațiilor acestora.

14.6. Răspundere

Răspunderea părților în temeiul prezentului acord este supusă art. 13 din Termeni, în măsura permisă de art. 82 GDPR. Fiecare parte răspunde pentru amenzile administrative aplicate ei de autoritatea de supraveghere pentru propriile încălcări.

15. Modificări ale politicii

Putem actualiza această politică atunci când se schimbă prelucrările, furnizorii sau cerințele legale. Versiunea în vigoare este publicată la pefirma.ro/privacy, cu data ultimei actualizări în antet. Modificările semnificative vor fi comunicate prin e-mail sau prin notificare în Platformă ori în Aplicație cu cel puțin 15 zile înainte de intrarea în vigoare, cu excepția modificărilor impuse de lege. Versiunile anterioare pot fi solicitate la gdpr@factur.ro.

Limba. Prezenta politică este redactată în limba română. O versiune în limba engleză, cu caracter informativ, este disponibilă la pefirma.ro/en/privacy. În caz de neconcordanță sau conflict între versiunea în limba română și orice traducere, versiunea în limba română prevalează.

MRD TECH HOLDINGS S.R.L.

CUI: 46370311 | Nr. Reg. Com.: J40/12152/2022

Sediu social și punct de lucru: Str. Covasna nr. 17, Bl. F3, Sc. 1, Ap. 6, Sector 4, București, România

Protecția datelor: gdpr@factur.ro

General: contact@factur.ro

Telefon: +40 746 666 068

← Înapoi la pagina principală